Privacyverklaring en toelichting; Hoe gaat Het ABC om met persoonsgegevens?

Contactgegevens Het ABC:
Baarsjesweg 224, 1058 AA Amsterdam
Tel. 020-7990010
info@hetabc.nl
KvK-nr. 41199273 

Verwerkingsverantwoordelijke (Directeur-bestuurder):
Irene Schimmel-Verschuur

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming:
M. (Marion) van der Horst
privacy@hetabc.nl telefoonnummer: 010 407 1761

 

Wij verwerken persoonsgegevens. We vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en we zijn ons bewust van de privacywetgeving. We zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van onze medewerkers, klanten, relaties en betrokkenen. Wij gebruiken bepaalde woorden in deze Privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze woorden bedoelen:

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam en adres.
  • Verwerken: alles wat met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

In deze Privacyverklaring leggen wij graag uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Persoonsgegevens zijn onderverdeeld in categorieën.
Dit zijn de categorieën die wij verwerken met een uitleg waarom we dat doen. Dit wordt het ‘doel’ van de verwerking genoemd:

 

Categorie Waarom (doel)
A/B: Contactgegevens:

Zoals uw naam, adres, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer,
e-mailadres, bankrekeningnummer

We hebben uw gegevens nodig om contact op te nemen, u een mailing te sturen met de juiste aanhef (mevrouw/meneer), u terug te bellen bij vragen, een bestelling uit onze webshop te bezorgen of een factuur te sturen. Ook verzamelen we deze gegevens van onze medewerkers.
C: Een relatienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie A/B

 

In de administratie gebruiken we voor iedere relatie (privépersoon, klant, cursist e.d.) unieke nummers, om bij bijvoorbeeld een adreswijziging niet opnieuw alle gegevens in te moeten voeren in onze administratie.
D: Nationaliteit, geboorteplaats en geboorteland

 

We bieden leerlinggerichte advisering, onderzoek en consultatie aan scholen en daaronder valt ook, dat we toetsen wat leerlingen al kennen en kunnen op een bepaalde leeftijd. Als een leerling in een ander land geboren is, kan dat van invloed zijn op de leerprestaties en de scholen willen dat graag weten. In hun opdracht houden we dat dus bij. Voor de cursuscertificaten is de naam van de cursist en de geboorteplaats in combinatie met de geboortedatum van de cursist noodzakelijk, want zo krijgt de juiste persoon het certificaat en kan dat ook aantonen.
E: Ouders/voogden We bieden leerlinggerichte advisering, onderzoek en consultatie aan scholen en van de onderzochte leerlingen wordt in opdracht van de school een dossier gemaakt, waarin ook staat wie de ouders of voogden van het kind zijn. We bewaren ook de toestemmingsformulieren van de ouders of voogden, met daarop hun handtekening.
F: Medische gegevens We bieden leerlinggerichte advisering, onderzoek en consultatie aan scholen en in het dossier van onderzochte leerlingen kunnen (als dat relevant is) medische gegevens worden opgenomen als dit belangrijk is voor de advisering aan scholen.
H: Studievoortgang Als u een opleiding bij ons volgt waarvoor u, bij een succesvolle afronding, een diploma of certificaat ontvangt, zullen we uw studievoortgang moeten bijhouden om te weten of we u dit diploma of certificaat mogen geven.
I: Financiën We hebben uw gegevens nodig om een factuur te sturen als u iets in de webshop heeft besteld, of een cursus volgt. Uw betaling kunnen we dan op onze bankrekening vinden.
K: Beeldmateriaal Een onderdeel van onze dienstverlening is leraren te helpen nóg beter les te geven en dan is het vaak nuttig om de dagelijkse lessen te filmen. Dit doen we alleen met uw toestemming en door het te filmen kunnen goed advies geven waar er verbeterpunten kunnen zijn.

We maken en bewaren foto’s van bv. bijeenkomsten, om te gebruiken in de terugkoppeling. We doen dat alleen met uw toestemming. Soms maken en bewaren we foto’s voor brochures/folders en sociale media-uitingen, en ook dat gebeurt alleen met uw toestemming.

L: Docenten & trainers Soms huren we externe docenten, trainers of begeleiders in om onze cursussen te verzorgen. Om te weten wat de expertise van de docent, trainer of begeleider is en voor welk werk we haar/hem kunnen inzetten, houden we deze gegevens bij.
M: BSN-nummer Als we iemand in dienst hebben of inhuren en zij/hij heeft geen bedrijf, dan hebben we het BSN-nummer nodig om de betaling aan de Belastingdienst te melden. Ook zijn we soms wettelijk verplicht om BSN-nummers te verzamelen en te bewaren, zoals bv bij Dyslexiebehandelingen.
T: Lidmaatschap van een vakvereniging We bieden leerlinggerichte advisering, onderzoek en consultatie en dat mag alleen als er een BIG-registratie is en om die reden houden we dat bij.

 

Waarom mogen wij persoonsgegevens verwerken (grondslagen)?

In de meeste gevallen geeft u expliciet toestemming om uw gegevens te verwerken, omdat u zich bijvoorbeeld heeft aangemeld voor een nieuwsbrief. We mogen ook persoonsgegevens bewaren als we een overeenkomst moeten uitvoeren, of als we een wettelijke verplichting hebben om de persoonsgegevens te bewaren. Dan kunt u denken aan de verplichting van de Belastingdienst om een boekhouding zeven jaar te bewaren en daarin zijn ook persoonsgegevens opgenomen. Andere grondslagen zijn: Vitaal belang, algemeen belang en gerechtvaardigd belang.

 

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als organisatie na te komen. Dit betekent ook dat we de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.

In een aantal gevallen zijn wij verplicht om gegevens te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere het pensioenfonds, de belastingdienst en de accountant.

Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties, een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Stichting Het ABC. Met deze organisaties sluiten we verwerkersovereenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden. Wij zullen de gegevens nooit delen met commerciële partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens nooit verkopen of verhuren aan commerciële partijen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. Als u er belangstelling voor heeft kunnen wij u een overzicht hiervan geven. Uw gegevens zijn verder goed beveiligd. Het ABC zorgt ervoor dat de organisatorische en technische randvoorwaarden voor de beveiliging up-to-date zijn.

Profilering

Bij Het ABC is geen sprake van automatische besluitvorming of het maken van profielen van websitegebruikers.

Cookies

We maken geen gebruik van Tracking Cookies We maken wel gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google"). Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om het gebruik van de website te helpen analyseren. Wij hebben hiervoor een bewerkersovereenkomst met Google gesloten om bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken.

De informatie die wordt verzameld, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd en niet gedeeld met Google en anderen. Uw IP-adres wordt daarom (automatisch) verwijderd na inzending. Ook hebben wij Google niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Uw rechten

Als voor het verwerken van persoonsgegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven (wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal). U heeft verder het recht op inzage in uw gegevens, het recht op wijziging en ook verwijderen van uw gegevens. U kunt in die gevallen contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming of een mail sturen naar privacy@hetabc.nl.

Ook als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).